Declarația SAF-T (D406) o depune contabila, din programul ei de contabilitate. Partea care mănâncă timp e alta: să adune clienții, furnizorii, facturile linie cu linie, plățile și mișcările de stoc ale lunii. AriMate i le dă pe toate într-un singur fișier Excel, așezate pe secțiunile declarației. Fișierul face parte din dosarul lunar, inclus în toate planurile, de la 30 de lei pe lună.
Ce este SAF-T (D406), pe scurt
SAF-T înseamnă „fișierul standard de control fiscal”. Este un fișier în care firma îi dă ANAF-ului, într-o formă fixă, datele din evidențele ei. Se trimite în format electronic, prin Declarația informativă D406.
În el intră, printre altele, clienții și furnizorii, facturile emise și primite, plățile, mișcările de stoc și înregistrările contabile. Tocmai pentru că adună atât de multe, pregătirea lui ia timp în fiecare lună sau în fiecare trimestru.
Cine depune D406 și când
Regulile sunt în Ordinul ANAF nr. 1783/2021. Pe scurt:
- Cine: pe lista ANAF sunt societățile, deci și SRL-urile, alături de alte persoane juridice care țin contabilitate în partidă dublă. Obligația a intrat pe rând: întâi la firmele mari, apoi la cele mijlocii, iar din 1 ianuarie 2025 și la cele mici.
- Cât de des: lunar sau trimestrial, după perioada ta de TVA. Firmele care nu sunt plătitoare de TVA depun trimestrial.
- Până când: până în ultima zi a lunii care urmează perioadei raportate. Pentru luna octombrie, termenul este 30 noiembrie. Pentru trimestrul iulie-septembrie, termenul este 31 octombrie.
Dacă nu știi sigur ce ți se aplică, întreabă contabila. Ea știe perioada ta de TVA și categoria firmei.
În AriMate, la „Termene fiscale”, alegi o singură dată cum depui: lunar, trimestrial sau deloc. De atunci, termenul pentru D406 apare în lista ta de termene, lângă celelalte declarații ale firmei.
De ce declarația nu iese dintr-un program de facturare
D406 cere și jurnalul contabil: conturile și notele contabile ale firmei. Acestea se țin în programul de contabilitate, la contabilă. De aceea declarația se generează de acolo, oricare ar fi programul tău de facturare.
Ce poate face un program de facturare este să predea datele curate și așezate, ca nimeni să nu le culeagă de mână. Asta face AriMate.
| Pregătește AriMate | Face contabila, în programul ei |
|---|---|
| Clienții și furnizorii lunii, cu CUI | Conturile și notele contabile |
| Facturile emise, linie cu linie | Codurile de taxă din nomenclatorul ANAF |
| Facturile primite, din SPV și din afara țării | Generarea fișierului XML |
| Plățile, legate de facturile lor | Validarea și depunerea declarației D406 |
| Mișcările de stoc, cu documentul din spate | Semnarea și răspunderea pentru declarație |
Ce găsești în fișierul „Date SAF-T”
Un fișier Excel, cu câte o foaie pentru fiecare secțiune. Foile poartă numele din SAF-T, ca să le recunoască imediat contabila.
| Foaia | Ce conține |
|---|---|
| Header | Datele firmei și perioada pentru care e făcut fișierul. |
| Customers | Clienții cărora le-ai facturat în luna respectivă. |
| Suppliers | Furnizorii de la care ai primit facturi. |
| TaxTable | Cotele de TVA folosite în lună. |
| UOM | Unitățile de măsură, cu codul lor internațional. |
| Products | Produsele, cu cod, cod de bare, unitate de măsură și cotă de TVA. |
| SalesInvoices | Facturile emise, linie cu linie, cu stornările marcate separat. |
| PurchaseInvoices | Facturile primite: cele aduse din SPV și cele din afara țării. |
| Payments | Încasările din bancă și chitanțele, fiecare cu factura de care ține. |
| MovementOfGoods | Mișcările de stoc, cu documentul, costul și gestiunea. |
Prima foaie din fișier este una de explicații. Spune pe scurt ce este în fișier, ce nu este și ce convenții am folosit, ca să nu rămână nimic de ghicit.
Detalii care îi scutesc timp contabilei
- Unitățile de măsură au deja codul internațional. „buc” devine H87, iar „kg” devine KGM. Unde nu suntem siguri de cod, îl lăsăm gol și scriem asta lângă.
- Furnizorii din alte țări apar cu codul de TVA întreg, cu tot cu prefixul țării, și cu țara lor.
- Stornările sunt marcate separat. Factura obișnuită are tipul 380, iar factura de corecție are tipul 381. Proformele nu apar, pentru că nu intră în SAF-T.
- Facturile în valută au moneda și cursul. La facturile primite ai și sumele în lei, gata calculate.
- Facturile sosite cu întârziere nu se pierd. Dacă o factură ajunge după ce luna ei a fost predată, apare pe o foaie separată, o singură dată.
- Codurile de taxă rămân necompletate, intenționat. Îți dăm cota de TVA, iar codul din nomenclatorul ANAF îl pune contabila. Așa nu ajunge un cod greșit într-o declarație.
Cum iei fișierul, pas cu pas
- Intri la „Contabilitate”.
- Alegi luna și apeși „Date SAF-T”. Se descarcă fișierul Excel al lunii alese.
- Nu trebuie să îl trimiți tu. Fișierul intră singur și în pachetul lunii, lângă facturi, extrase și celelalte acte.
Depui trimestrial? Descarci pe rând fiecare lună din trimestru.
Contabila nu trebuie să ți-l ceară. Are contul ei, gratuit, în portalul contabilei, și își ia de acolo atât pachetul lunii, cât și fișierul cu datele SAF-T.
Și SAF-T de stocuri?
Datele despre stocuri nu se trimit odată cu declarația obișnuită. Se trimit doar când le cere ANAF, într-un termen pe care îl stabilește ANAF și care nu poate fi mai scurt de 30 de zile.
AriMate nu generează fișierul XML de stocuri. Îți dă însă mișcările de stoc ale fiecărei luni, cu document, cantitate, cost și gestiune, pe care contabila le are la îndemână când vine o astfel de cerere. Iar pentru că în AriMate stocul se mișcă doar cu document, cifrele au acoperire. Vezi programul de gestiune a stocului.
e-Factura, e-Transport și SAF-T, în același loc
Cele trei obligații față de ANAF pornesc de la aceleași facturi. De aceea e mai simplu când stau în același program.
- e-Factura. Factura pleacă singură în SPV și îi vezi starea. Facturile de la furnizori vin tot de acolo. Vezi e-Factura ANAF.
- e-Transport. Iei codul UIT din platformă, cu aceeași conectare la ANAF. Pe fiecare factură de la furnizor, platforma îți spune dacă îți trebuie cod. Vezi codul UIT (e-Transport).
- SAF-T. Datele lunii, pe secțiunile D406, ajung singure în dosarul contabilei.
Cine câștigă timp
- Tu. Nu mai primești telefonul de la sfârșit de lună cu „trimite-mi lista de clienți și plățile”.
- Contabila. Verifică și importă, în loc să tasteze din PDF-uri.
- Cabinetele cu mulți clienți. Primesc aceeași structură de la fiecare firmă. Vezi programul de facturare pentru contabili.
Greșeli care încurcă un SAF-T
- Clienți cu CUI greșit sau lipsă. În AriMate, datele clientului firmă vin de la ANAF, după CUI.
- Stornări trecute ca facturi noi. Aici, storno rămâne legat de factura inițială.
- Aceeași unitate de măsură scrisă în mai multe feluri. Fișierul le aduce la același cod.
- Plăți nelegate de facturi. Încasările din extras se potrivesc cu facturile lor. Vezi reconcilierea bancară.
- Stoc fără documente. O cantitate schimbată „din pix” nu are cum să apară corect într-o raportare.
Cât costă
Fișierul „Date SAF-T” nu se plătește separat. Face parte din dosarul lunar pentru contabilă, inclus în toate planurile. Planul de facturare costă 30 de lei pe lună, fără cost pe factură. Contul contabilei este gratuit. Toate planurile sunt pe pagina de prețuri.
Vezi și: dosarul lunar pentru contabilă, exportul pentru SAGA, cum pregătești luna pentru contabilă și programul pentru dealeri auto, cu cod UIT.