Finalul de lună nu trebuie să fie o vânătoare de documente. Cu AriMate, dosarul contabil se construiește pe parcurs și e gata când închizi luna.
Ce intră automat în dosar
- Facturi (cu e-Factura trimisă la ANAF).
- Încasări + reconciliere bancară.
- Deconturi de pe marketplace.
- Export pentru softul contabilei.
Contabila vede totul în portalul ei și doar verifică. Vezi dosarul lunar sau de ce AriMate îți ține tot businessul într-un singur loc.
Calendarul unei luni, ca să nu fie totul pe 20
- săptămânal — reconcilierea extrasului. 80 de linii pe săptămână înseamnă o jumătate de oră; 400 la final de lună înseamnă o zi;
- la fiecare decont — desfacerea lui pe comenzi, cât încă știi ce s-a întâmplat;
- în prima zi a lunii noi — verificarea facturilor respinse la ANAF din luna încheiată;
- înainte de predare — situația stocului și lista diferențelor.
Ce lipsește cel mai des din dosar
- facturile de comision ale canalelor — cheltuială deductibilă pierdută definitiv dacă nu ajunge la contabil;
- stornările netransmise — plătești TVA pe vânzări care nu s-au întâmplat;
- rambursurile de la curieri, care apar în extras ca sume fără explicație;
- retururile neînchise, care lasă marfa în afara stocului și venitul în evidență.
Predarea
La închiderea lunii, dosarul e complet și contabilul primește o notificare. Intră în contul lui, cu drepturi de citire, și ia ce-i trebuie. Nu mai există mailuri cu zeci de atașamente și nici telefonul din 20 ale lunii. Ce conține dosarul.
Întrebările care nu se mai pun
Cele mai frecvente — unde e factura de comision, de ce nu se potrivește încasarea, ce s-a întâmplat cu returul — au deja răspunsul în dosar. Asta scurtează luna și pentru el, și pentru tine.
Ce se închide înainte de predare
- comenzile expediate și nefacturate;
- retururile primite și neînchise;
- facturile respinse la ANAF, corectate și retrimise;
- avizele emise și nefacturate;
- proformele încasate pentru care nu s-a emis factură.
Sunt cinci liste scurte. Verificate în ordinea asta, acoperă aproape toate diferențele care apar altfel abia la contabil.
Ce nu ține de tine
Înregistrările contabile, declarațiile și deciziile fiscale rămân la contabil. Rolul tău e să-i dai date complete și explicate, nu să faci contabilitate. Confuzia dintre cele două produce cele mai multe fricțiuni în colaborare.