Proces-verbal de inventar
| Nr. | Denumire produs | U.M. | Stoc scriptic | Stoc faptic | Diferență (+/-) | Valoare diferență |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | ||||||
| 2 | ||||||
| 3 | ||||||
| 4 |
Ce este procesul-verbal de inventar
Procesul-verbal de inventar consemnează rezultatul inventarierii: ce stoc ar trebui să existe în acte (scriptic) față de ce s-a numărat efectiv (faptic) și diferențele dintre ele, pe fiecare produs.
Ce conține și când îl folosești
- Datele firmei, gestiunea, data inventarului și comisia
- Lista produselor: stoc scriptic, stoc faptic, diferență și valoarea diferenței
- Concluziile și semnăturile comisiei și ale gestionarului
În AriMate, stocul faptic se compară ușor cu cel scriptic, iar corecțiile de stoc intră cu document (inventar), nu pe ascuns.
Când se întocmește
La inventarul anual, obligatoriu prin lege, și la inventarele parțiale pe care le faci în timpul anului. Procesul-verbal e documentul care justifică diferențele constatate și care permite înregistrarea lor în contabilitate.
Ce trebuie să conțină
- data și gestiunea inventariată;
- componența comisiei și persoana gestionară;
- cantitățile scriptice și cele faptice, pe produs;
- diferențele, în plus și în minus;
- explicațiile pentru diferențele semnificative;
- semnăturile.
Cum se numără corect
Fără să te uiți la cifra din sistem. Dacă știi ce ar trebui să găsești, o vei „găsi". Numărarea oarbă, pe zone, e singura care produce date reale. Diferențele mari se renumără înainte de a fi acceptate — deseori e o eroare de numărare, nu o lipsă.
Ce se face cu diferențele
Nu se suprascriu. Fiecare corecție intră ca document, cu motiv, ca să poți răspunde peste șase luni la întrebarea de ce aveai 40 și acum ai 37. Cum se face un inventar care folosește.
Cine face parte din comisie
Comisia de inventariere se stabilește prin decizie internă și nu îl include pe gestionar ca membru care numără — el asistă. Regula pare birocratică, dar are un scop simplu: cine răspunde de marfă nu e cel care confirmă că marfa există.
Ce se întâmplă cu minusurile
Diferențele în minus se analizează înainte de a fi înregistrate: pot fi erori de numărare, livrări neînregistrate, retururi neînchise sau pierderi reale. Doar ce rămâne după verificare se înregistrează ca pierdere, iar în anumite situații poate fi imputabil. Decizia se ia cu contabilul.