Facturare eMAG Marketplace: factura pe comandă, storno și e-Factura

O știi bine: e ora 21, comenzile de azi stau în listă, iar tu deschizi prima ca să-i faci factura. Copiezi datele, verifici TVA-ul, descarci PDF-ul, îl urci pe comandă. Apoi a doua. Apoi a treia. La 30 de comenzi pe zi, facturatul îți mănâncă seara întreagă. AriMate o scoate din program: factura eMAG se emite singură, se atașează singură pe comandă și pleacă singură la ANAF. Tu doar predai coletele.

Mai jos ai și ghidul facturării pe eMAG Marketplace, pentru vânzători și contabilii lor: cine emite factura, cum o urci pe comandă, când, cum faci storno și refacturare, ce faci cu facturile de comision de la eMAG.

Actualizat: septembrie 2026

Ești client eMAG și cauți factura unei comenzi? O găsești în contul tău eMAG, la comenzi: deschizi comanda și apeși „Descarcă factura”. O poți lua și din e-mailul primit când coletul pleacă la curier, iar de la partenerii Marketplace poate veni și în colet. Dacă n-o găsești, vezi „Unde primești factura?” în eMAG Help. Restul paginii e pentru cei care vând pe eMAG.

Ce s-a schimbat în 2025 și 2026 pentru sellerii eMAG

• e-Factura în 5 zile lucrătoare de la emitere, din 1 ianuarie 2026 (OUG 89/2025). Până atunci erau 5 zile calendaristice, deci ghidurile care încă scriu așa sunt depășite.
• Cine se identifică fiscal prin CNP, de exemplu cu venituri din drepturi de autor, nu mai e obligat să folosească RO e-Factura din 1 iunie 2026 (Legea 88/2026); o poate folosi opțional. Firmele și PFA-urile, II și IF cu cod de identificare fiscală rămân obligate.
• TVA 21% și 11% din 1 august 2025. eMAG a actualizat cotele automat în platformă, dar cota de pe factura ta ține de programul tău de facturare.
• Plafonul de scutire de TVA e de 395.000 de lei din 1 septembrie 2025.
• CAEN Rev.3: termenul de actualizare a codurilor la Registrul Comerțului a fost 25 septembrie 2026, iar 4791 nu mai înseamnă vânzare online (detalii mai jos).
• Taxa de servicii operaționale: din 17 aprilie 2026, eMAG o percepe cumpărătorilor la fiecare comandă, inclusiv la cele din Marketplace. eMAG a precizat că sellerii nu au nimic de făcut în privința ei.

Ce înseamnă facturare automată pentru comenzile eMAG

Un program de facturare eMAG bun nu îți dă doar un buton de „fă factura” mai la îndemână, ci îți scoate factura din mâini de tot. Conectezi contul de seller o singură dată (pașii sunt în ghidul despre cum conectezi contul eMAG la platforma de facturare). De acolo, comenzile noi de pe eMAG Marketplace se importă automat, la interval de câteva minute, fără buton de „adu comenzile” și fără reîncărcat pagina. Pentru fiecare comandă, AriMate emite factura cu datele clientului și cota de TVA corectă. Când deschizi platforma dimineața, facturile de azi-noapte sunt deja făcute.

La cinci comenzi pe zi nu se simte. La cincizeci, e diferența dintre o seară liberă și încă o tură de lucru după cină.

Cine emite factura pe eMAG Marketplace

• Tu, către client. Pentru produsele vândute de tine în Marketplace, factura o emiți tu, pe seria ta. Cumpărătorul primește câte o factură de la fiecare partener din comandă, iar documentele vin de la partener, odată cu produsele. Ce vinde direct eMAG facturează eMAG.
• eMAG, către tine. eMAG îți facturează comisionul și serviciile din contract. E o factură de cheltuială, lămurită mai jos.

Două cazuri apar des. La plata prin ordin de plată, platforma generează automat o proformă cu datele firmei tale, iar coletul pleacă abia după ce banii intră în contul tău. La plata cu card cadou eMAG, factura urmează comanda: linia de produs și, separat, linia de card cadou. Dacă abia îți deschizi contul, începe cu ghidul despre cum începi să vinzi pe eMAG.

Cum încarci factura pe comanda eMAG: trei variante

Clientul își caută factura în detaliile comenzii, în contul lui eMAG, deci acolo trebuie atașată.

1. Manual: emiți factura și urci PDF-ul

Faci factura în programul tău, o descarci în PDF și o atașezi pe comandă din contul de seller. Ghidul oficial pas cu pas e în eMAG Academy, vizibil doar după autentificare. Merge la câteva comenzi pe săptămână; la zeci pe zi, riscul e să rămână comenzi fără factură.

2. Serviciul de facturare 3P din eMAG

Îl activezi din Contul meu → Profil → tabul Servicii → „Activează serviciul 3P”, unde completezi datele firmei. Apoi generezi factura direct din platforma eMAG, pentru fiecare comandă. Înainte să-l pornești, verifică în contul de seller ce acoperă pentru tine: momentul în care se emite factura, RO e-Factura, storno la retur, legătura cu stocul. Și nu lăsa două sisteme să factureze aceeași comandă: dacă treci pe un program extern, dezactivează serviciul 3P.

3. Program de facturare conectat la eMAG

Un program legat prin API trimite, la finalizarea comenzii, linkul către PDF-ul facturii, ca atașament de tip factură. eMAG acceptă aici doar fișiere .pdf și arată documentul în istoricul comenzii clientului. Așa lucrează AriMate: factura se emite, PDF-ul se urcă pe comandă și fișierul pleacă la ANAF, fără niciun pas din partea ta.

Când se emite factura: statusurile comenzii eMAG

În documentația API a eMAG, comanda trece prin nouă, în procesare, pregătită și finalizată, iar la final poate ajunge anulată sau returnată. Pentru factură contează trei reguli:

• Comanda devine finalizată automat la primul AWB, iar la finalizare eMAG așteaptă PDF-ul facturii pe comandă.
• Modificările se fac înainte: produse sau cantități se schimbă doar cât comanda e în procesare sau pregătită. O comandă finalizată se mai poate readuce la pregătită sau anulată doar în primele 48 de ore.
• După aceea, comanda nu se mai modifică. Orice diferență se corectează prin storno.

În practică, facturezi când generezi AWB-ul, cu comanda în forma finală. Legea îți dă mai mult timp (cel târziu pe 15 ale lunii următoare livrării, art. 319 alin. 16 din Codul fiscal), dar pe eMAG ritmul îl dă AWB-ul.

Ce trebuie să conțină factura eMAG în 2026

• Client persoană fizică: numele și adresa din comandă. Dacă nu ai CNP-ul, în XML-ul de e-Factura se completează 13 zerouri, conform precizărilor Ministerului Finanțelor.
• Client firmă: denumirea și CUI-ul. Factura e B2B și trece tot prin RO e-Factura.
• Cota de TVA pe fiecare produs: 21% sau 11%, după produs. Neplătitorii de TVA facturează fără TVA, pe regimul de întreprindere mică (art. 310).
• Transportul plătit de client și cardul cadou, fiecare pe linie separată. Potrivit eMAG, cardurile cadou nu poartă TVA și nu intră în declarația 394.

Transportul intră singur pe factură

Aici se împiedică mulți selleri care fac facturi eMAG de mână. Ori uită transportul, ori îl pun cu altă cotă de TVA, ori îl topesc în prețul produsului, iar la finalul lunii totalurile nu mai bat cu deconturile. Pe eMAG, costul livrării pentru produsele din Marketplace îl stabilește fiecare partener, deci transportul încasat e al tău și îl facturezi tu. Fiscal, e cheltuială accesorie a livrării și urmează cota de TVA a produsului (art. 286 din Codul fiscal).

Când comanda eMAG are taxă de transport, AriMate o preia din comandă și o pune pe factură ca linie separată, cu aceeași cotă de TVA ca produsele. Un singur caz merită lămurit cu contabilul: comanda cu produse pe cote diferite, 21% și 11%, unde trebuie stabilit cum împarți transportul.

Factura se atașează singură pe comandă, în format PDF

Clientul își caută factura pe comanda lui din eMAG, nu în mailul tău. Mulți selleri o descarcă în PDF și o urcă manual, comandă cu comandă. AriMate urcă PDF-ul facturii automat pe comanda eMAG: fără descărcat, fără urcat, fără mesaje de la clienți care întreabă unde e factura. Nu mai rămân comenzi fără factură doar pentru că ai uitat s-o urci.

Poți pune factura și în colet, cum fac unii parteneri. Clientul o caută însă întâi în cont, iar hârtia din colet nu te scutește de RO e-Factura.

e-Factura la ANAF, fără să te mai gândești la ea

Din 2026, factura se transmite în RO e-Factura în 5 zile lucrătoare de la emitere, dar nu mai târziu de 5 zile lucrătoare de la termenul-limită de emitere. Regula e aceeași pe B2B și pe B2C. Amenda pentru netransmitere în termen merge de la 1.000–2.500 de lei pentru contribuabilii mici până la 5.000–10.000 de lei pentru cei mari. La B2B, factura care ocolește complet sistemul poate aduce și o amendă de 15% din valoarea ei.

Pentru firmele cu auto-trimitere activă și token SPV, AriMate trimite facturile la ANAF automat, printr-o rutină care rulează la fiecare minut. Token-ul SPV are valabilitate limitată și se reînnoiește periodic, dar reînnoirea o gestionează platforma, nu tu.

Două lucruri fac diferența la volum. Unu: validarea dinainte de trimitere. Dacă lipsește județul clientului, primești un mesaj clar despre ce trebuie completat, nu o respingere. Doi: dacă ANAF totuși respinge ceva, motivul apare direct pe factură, formulat clar, nu un cod criptic. Circuitul complet e pe pagina de e-Factura ANAF.

e-Factura în 2026: cine e obligat — SRL, PFA sau persoană fizică

Dacă emiți factura ca firmă sau ca PFA, II ori IF cu cod de identificare fiscală, ea trece prin RO e-Factura, pe B2B și pe B2C. Pe B2C obligația există din 1 ianuarie 2025, deci și facturile către clienții persoane fizice de pe eMAG ajung în sistem. Excepția nouă: din 1 iunie 2026, cine se identifică fiscal prin CNP, de exemplu cu venituri din drepturi de autor, nu mai e obligat să folosească sistemul (Legea 88/2026).

Ca să emiți e-Factură ai nevoie de acces în SPV, cu certificat digital calificat. După ce contul e legat de AriMate prin token SPV, nu mai contează dacă ești SRL sau PFA: comanda eMAG intră, factura se emite și pleacă la ANAF pe același drum automat.

Poți vinde pe eMAG ca persoană fizică?

Ca să vinzi constant și să emiți facturi ai nevoie de o formă înregistrată, de regulă PFA sau SRL, nu de simplul CNP. Persoana fizică fără activitate autorizată nu poate emite facturi în regulă pentru vânzări repetate. Pentru neplătitorii de TVA, cazul multor PFA-uri și microîntreprinderi la început, regimul corect pe factură este cel de întreprindere mică, art. 310, nu scutirea de la art. 292. Plafonul regimului e de 395.000 de lei cifră de afaceri anuală; peste el, te înregistrezi în scopuri de TVA.

Cod CAEN și casă de marcat

• Cod CAEN. Multe ghiduri recomandă încă 4791 pentru vânzarea online. În CAEN Rev.3, 4791 înseamnă intermedieri în comerțul cu amănuntul nespecializat. Codul de vânzare se alege acum după ce vinzi, în clasa din grupa 47 potrivită produselor, nu după canal. Codul exact îl stabilești cu contabilul.
• Casă de marcat. La vânzările online livrate prin curier, plătite cu cardul, prin ordin de plată sau ramburs la curier, casa de marcat în general nu e necesară: plata se documentează cu factura. Confirmă cu contabilul situația firmei tale.

Storno eMAG: retur total, retur parțial și anulare

• Retur total: comanda trece în statusul returnată, doar în termenul de retur al clientului, iar tu emiți storno pe toată valoarea.
• Retur parțial: pe comandă se reduc cantitățile produselor întoarse, iar factura storno are cantități negative doar pe liniile respective.
• Anulare după AWB: în primele 48 de ore de la finalizare, comanda se mai poate trece în anulată. Dacă factura a fost deja validată în RO e-Factura, n-o mai poți șterge; o anulezi prin storno.

Partenerii Marketplace sunt obligați să accepte returul în 14 zile de la livrare, iar unii oferă mai mult. Dacă returul nu e finalizat în 14 zile de la perioada stabilită pentru retur, eMAG îl închide cu incident. Cum arată documentul vezi în modelul de factură storno.

Returul cere trei operațiuni separate: storno, stoc, ANAF. În AriMate, retururile se citesc automat din contul eMAG și apar în tabul Retururi, cu curierul care aduce coletul și un buton de urmărire. Confirmi returul și se emite storno-ul, parțial sau total, marfa reintră în stoc, iar storno-ul pleacă la ANAF. Dacă eMAG închide returul fără să confirme că marfa a ajuns la tine, platforma te avertizează; dacă marfa chiar nu s-a întors, emiți storno-ul fără ca produsele să reintre în stoc.

Refacturare eMAG: clientul vrea factura pe firmă

Clientul a comandat ca persoană fizică, apoi vrea factura pe firmă. Pentru facturile emise de eMAG, eMAG Help spune că refacturarea se face doar în aceeași lună contabilă, doar pentru facturi de peste 500 de lei, doar din persoană fizică în persoană juridică și nu pentru comenzile de Black Friday. Pagina nu spune că regulile se aplică și partenerilor. La o comandă din Marketplace factura e a ta, deci și refacturarea o faci tu:

1. Nu ștergi factura inițială. Validată în SPV, nu mai poate fi anulată; o corectezi prin factură storno (art. 330 din Codul fiscal), transmisă și ea prin RO e-Factura.
2. Emiți factura nouă pe firmă, cu denumire, CUI și sediu. E B2B, cu același termen de 5 zile lucrătoare.
3. I-o trimiți clientului și, dacă o poți atașa pe comandă, o găsește și în contul lui eMAG.
4. Anunți contabilul dacă luna e deja declarată.

Dacă factura inițială a fost respinsă la validare, n-a intrat în sistem ca factură validă: corectezi datele și o retrimiți în termen, fără storno. În AriMate, storno-ul și factura corectă se emit cu seria mai departe, fără găuri în numerotare, și pleacă singure în SPV dacă auto-trimiterea e activă.

Facturile primite de la eMAG: comision, decont, carduri cadou

Documentele de la eMAG vin de la Dante International SA, firma care operează platforma. Ce contează:

• Comisionul e între 7% și 25%, după categoria produselor, cu grila detaliată în contract. Înscrierea și administrarea contului nu costă nimic.
• Banii îi primești de două ori pe lună, cu comisionul deja reținut.
• Facturile de comision sunt în contul de seller, la Financiar → Facturi, fiecare cu desfășurătorul ei.
• Desfășurătorul de plăți, tot în meniul Financiar, arată comenzile finalizate în perioadă, comisionul și valoarea cardurilor cadou folosite. Cu el potrivești banii intrați.
• Serviciile opționale au taxele lor: la Fulfilment by eMAG, taxa de procesare pornește de la 3,99 lei și depinde de dimensiunile și greutatea produsului.

Factura de comision e o cheltuială și n-are ce căuta printre vânzări. Fiind între două firme din România, trece prin RO e-Factura, deci ar trebui s-o găsești și în SPV. Dacă primești documente legate de vouchere și nu știi cum să le tratezi, lămurește-le cu suportul eMAG și cu contabilul înainte să închizi luna. În AriMate, facturile primite se preiau din SPV, iar deconturile de marketplace se potrivesc cu comenzile.

AWB, picking și borderou, din aceeași pagină

Facturarea e jumătate din poveste; cealaltă jumătate e coletul care trebuie să plece azi. Din AriMate generezi AWB-urile prin curierii din contul eMAG (Sameday și eMAG Courier), cu lista de picking pentru adunat marfa din raft și borderoul de predare pe curier, ca să semnezi o hârtie, nu douăzeci. Pentru easybox, AWB-ul se generează corect cu drop-off, ca să nu rămâi cu colete refuzate la punctul de predare.

Volumetria: nu lăsa curierul să-ți umfle factura

Curierii taxează greutatea volumetrică, nu doar cântarul. Un produs ușor într-o cutie mare se facturează ca un colet greu, iar diferența o vezi abia pe factura de curierat, la final de lună. În AriMate, butonul „Estimează volumetria” pune dimensiunile cutiei pe produs, iar AWB-ul pleacă cu datele corecte de la început.

Cât costă un program de facturare cu integrare eMAG

Pe piață găsești de la variante gratuite, bune pentru câteva facturi pe lună, până la programe cu abonament pentru vânzători cu volum. Întrebarea corectă nu e „cât costă factura”, ci „cât timp îmi ia lunar și câte greșeli plătesc din buzunar”. Un program gratuit care te lasă să faci facturile de mână te costă serile. AriMate mută munca pe server: comenzile intră, facturile se emit, ANAF primește, iar retururile îți apar singure în listă, gata de confirmat.

Conectarea eMAG face parte din planul AriMate Seller, de 149 de lei pe lună. Îl încerci 30 de zile cu toate funcțiile, fără să lași datele cardului. Restul planurilor sunt pe pagina de prețuri AriMate.

Vinzi și pe alte canale?

Aceeași mecanică — comanda intră, factura se emite, ANAF primește — merge și pentru facturare Trendyol și facturare Shopify. Un singur loc pentru toate facturile, indiferent de unde vine comanda.