Final de lună fără stres: în loc să aduni documente din cinci locuri, apeși un buton și dosarul e gata.
Ce conține
- Facturi (cu e-Factura)
- Încasări + reconciliere
- Deconturi de pe marketplace
Contabila îl vede în portalul ei și doar verifică. Vezi de ce AriMate îți ține tot businessul într-un singur loc.
Ce conține dosarul unei luni
La final de lună, contabilul are nevoie de mai mult decât un teanc de PDF-uri. Un dosar complet înseamnă:
- jurnalul de vânzări — toate facturile emise, cu cote de TVA;
- jurnalul de cumpărări — facturile primite, inclusiv cele din SPV;
- nota contabilă a lunii, cu totalurile pe conturi;
- registrul de casă, dacă ai încasări în numerar;
- extrasele bancare și reconcilierea lor cu facturile;
- deconturile de marketplace — comisioane, retururi, rețineri;
- fișierul de import pentru programul lui de contabilitate;
- lista diferențelor dintre comenzi și încasări.
De ce contează să fie complet
Un dosar incomplet nu înseamnă doar un e-mail în plus. Înseamnă că, la închiderea lunii, contabilul face presupuneri — iar presupunerile devin înregistrări greșite, care ies la iveală peste luni, la o verificare.
Cele mai frecvente lipsuri: facturile de comision ale marketplace-urilor (cheltuială deductibilă pierdută) și stornările netransmise (TVA plătit pe vânzări care nu s-au întâmplat).
Predarea lunii
Ideal, dosarul se generează singur și rămâne disponibil contabilului într-un loc unde îl poate descărca. Nu prin e-mail cu atașamente de zeci de megabiți, care oricum sunt respinse, ci printr-un acces propriu — el intră, vede lunile predate și ia ce-i trebuie.
Cum se construiește pe parcurs
Un dosar bun nu se face pe 20 ale lunii. Se adună singur, pe măsură ce lucrezi: fiecare factură emisă intră în jurnal, fiecare factură primită se preia din SPV, fiecare decont se desface pe comenzi, iar extrasul se reconciliază săptămânal. La închidere nu mai rămâne decât verificarea.
Ce verifici înainte să predai
- comenzi expediate și nefacturate;
- retururi primite și neînchise;
- facturi respinse la ANAF, corectate și retrimise;
- avize emise și nefacturate;
- proforme încasate fără factură emisă.
Ce nu trebuie să lipsească
Facturile de comision ale canalelor — cheltuială deductibilă pierdută definitiv dacă nu ajunge la contabil — și rambursurile de la curieri, care altfel rămân sume neidentificate în extras.
Predarea
Contabilul primește notificare și intră în contul lui, cu drepturi de citire. Ia ce-i trebuie, când are timp. Nu mai există mailuri cu zeci de atașamente și nici telefonul din 20 ale lunii.