Contabilitatea unui magazin online nu e complicată dacă datele sunt ordonate. Problema apare când facturile, încasările și deconturile stau în locuri diferite.
Ce trebuie urmărit
- Facturi — emise corect și trimise în e-Factura
- Încasări — din card, ramburs și viramente, potrivite cu comenzile
- Deconturi marketplace — ce a reținut platforma (comisioane, taxe)
- TVA — colectat și de plată
Reconcilierea, partea cheie
Cel mai des, banii primiți nu se potrivesc fix cu facturile, din cauza comisioanelor și a rambursurilor. Reconcilierea leagă fiecare încasare de comanda ei, ca să știi exact ce ai încasat.
Ce predai contabilei
La final de lună, contabila are nevoie de documente complete: facturi, încasări reconciliate și deconturi. Cu cât i le dai mai ordonate, cu atât munca (și costul) scad.
Cum te ajută AriMate
AriMate ține facturile, încasările și deconturile la un loc, le reconciliază și predă luna gata pregătită contabilei, compatibil cu programul ei.
De ce e mai complicat decât la o firmă obișnuită
Un magazin online produce, într-o lună obișnuită, mai multe documente decât o firmă de servicii într-un an: sute de facturi mici, retururi, deconturi de la canale, rambursuri de la curieri, comisioane reținute. Fiecare dintre ele trebuie să ajungă undeva în contabilitate.
Cele patru locuri unde se pierd banii
- facturile de comision ale canalelor — cheltuială deductibilă care, dacă nu ajunge la contabil, se pierde definitiv;
- stornările netransmise — plătești TVA pe vânzări care nu s-au întâmplat;
- rambursurile de la curieri, care apar în extras ca sume mari fără explicație;
- marfa returnată și neînregistrată, care umflă valoarea stocului.
Ce trebuie să conțină luna, ca să fie completă
- jurnalul de vânzări, cu totalurile pe cote de TVA;
- jurnalul de cumpărări, inclusiv facturile preluate din SPV;
- deconturile canalelor, desfăcute pe comenzi;
- extrasele bancare, cu reconcilierea făcută;
- registrul de casă, dacă ai încasări în numerar;
- situația stocului la final de lună;
- lista diferențelor care au nevoie de decizie.
Stocul, subiectul care produce cele mai multe discuții
Contabilul are nevoie de valoarea stocului la cost, la final de lună. Dacă marfa a intrat fără document sau cantitățile s-au modificat direct, cifra nu poate fi susținută. De aceea recepția pe document nu e birocrație, ci singura formă în care evidența poate fi verificată.
Ce înseamnă TVA la vânzarea online
Regulile diferă în funcție de tipul clientului și de țara lui. Pentru vânzări către consumatori din alte state ale Uniunii există un prag anual peste care se aplică TVA-ul țării de destinație, iar raportarea se face printr-un regim special. Detaliile se stabilesc cu contabilul, o dată. Mai multe aici.
Cum arată o colaborare care funcționează
Contabilul are cont propriu, cu drepturi de citire, și își ia singur dosarul lunii. Tu apeși un buton la închiderea lunii. Dispar mailurile cu zeci de atașamente și telefonul de pe 20 — iar el poate ține mai mulți clienți fără să lucreze mai mult.
Cum îți alegi contabilul
Contează experiența cu e-commerce, nu doar cu contabilitate. Întrebările utile: a mai lucrat cu deconturi de marketplace, știe cum se înregistrează retururile, cum tratează rambursurile de la curieri. Directorul pe județe te ajută să găsești pe cineva aproape.