Reconcilierea înseamnă să potrivești banii primiți cu facturile și comenzile, ca să știi exact ce s-a încasat.
- Aduni tranzacțiileExtrasul de cont și sumele virate de curieri (rambursuri) sau de marketplace.
- Potrivești fiecare încasareLegi fiecare sumă de factura sau comanda corespunzătoare.
- Marchezi facturile încasateAstfel vezi clar ce e plătit și ce e restant.
- Identifici diferențeleComisioane reținute, rambursuri parțiale, taxe de curierat — le explici, nu le ignori.
- Închizi perioadaCând totul e potrivit, ai o imagine corectă a încasărilor.
Cum te ajută AriMate
AriMate potrivește automat încasările cu comenzile și facturile, inclusiv rambursurile de la curier, ca să vezi rapid ce ai încasat și ce mai ai de primit.
De ce sumele nu se potrivesc niciodată exact
Un transfer bancar rareori corespunde unei singure facturi. Motivele obișnuite:
- clientul plătește trei facturi într-un singur ordin de plată;
- plătește parțial, iar restul vine peste o lună;
- banca sau procesatorul rețin comision din sumă;
- canalul de vânzare virează o singură sumă pe două săptămâni, din care a scăzut deja comisionul, transportul și retururile;
- curierul virează rambursurile grupat, fără detaliere pe comandă.
Ordinea corectă a pașilor
- Aduni sursele — extrasul bancar, deconturile canalelor, borderourile de ramburs de la curieri;
- Desfaci sumele grupate înainte de potrivire — o sumă de la canal nu poate fi legată de o factură până nu știi din ce e compusă;
- Potrivești automat ce se poate — după sumă, dată și detaliile plății;
- Rezolvi manual ce a rămas, de obicei sub 10% din linii;
- Marchezi restanțele și le urmărești pe vechime.
Ce înseamnă o diferență
Nu orice diferență e o problemă. Comisionul reținut e cheltuială deductibilă — trebuie înregistrat, nu ignorat. O sumă lipsă poate fi un retur pe care nu l-ai închis. O sumă în plus e de obicei o plată dublă a clientului, care va cere banii înapoi.
Cât de des se face
Săptămânal, nu lunar. La final de lună, o reconciliere cu 400 de linii nepotrivite devine o zi de muncă. Cu 80 de linii pe săptămână, e o jumătate de oră.
Ce ajunge la contabil
Reconcilierea făcută intră în dosarul lunar, alături de facturi și de deconturi. Fără ea, contabilul înregistrează încasări pe care nu le poate lega de facturi.