NIR-ul (nota de intrare-recepție) este documentul cu care marfa intră oficial în gestiune. Dacă stocul intră „liber", fără document, ajungi repede la diferențe care nu se mai explică.
Ce este NIR-ul
Este documentul prin care recepționezi marfa de la furnizor și o introduci în stoc, cu cantități și prețuri. E baza unei gestiuni corecte și a unei contabilități curate.
Cum face AriMate
- Stoc doar cu document — marfa intră prin NIR, nu „din burtă".
- Mișcări trasabile — fiecare intrare are documentul ei, deci poți explica orice diferență.
- Corecții prin inventar — ajustările se fac controlat, nu pe ascuns.
Legat de depozit și vânzări
NIR-ul alimentează depozitul (WMS) și stocul sincronizat pe toate canalele — vezi de ce AriMate îți ține tot businessul într-un singur loc.
Ce conține o notă de recepție
- furnizorul și documentul lui — factură sau aviz;
- data recepției;
- produsele, cu cantitatea recepționată efectiv;
- prețul de achiziție, fără TVA, și cota aplicată;
- gestiunea în care intră marfa;
- persoana care a recepționat.
Diferențele față de factura furnizorului
Se întâmplă des: pe factură scrie 100 de bucăți, în cutie sunt 98. Recepția se face pe cantitatea reală, iar diferența se consemnează și se rezolvă cu furnizorul. Dacă recepționezi ce scrie pe hârtie, ca să fie mai simplu, ai creat o diferență de stoc pe care peste două luni n-o mai poți explica.
Costul de achiziție și de ce se pune corect
Costul din NIR e baza calculului de marjă și de valoare a stocului. Dacă intră greșit sau lipsește, profitul pe produs devine o presupunere. Cheltuielile care se adaugă mărfii — transport, taxe vamale la import — cresc costul unitar, iar dacă nu le pui acolo, marja pare mai mare decât este.
Aviz întâi, factură după
Când marfa vine cu aviz, recepția se face pe aviz, iar factura sosește ulterior. Important e ca la primirea facturii să nu se creeze a doua intrare — altfel stocul se dublează.
Ce te protejează la control
O gestiune în care fiecare intrare are document, dată și persoană poate fi verificată. Una în care cantitățile au fost scrise direct nu poate fi susținută, chiar dacă cifrele sunt corecte.