O factură corectă are nevoie de date complete și de TVA calculat bine. Iată pașii.
- Completează datele clientuluiPentru firme: denumire, CUI, nr. registrul comerțului, adresă. Pentru persoane fizice: nume și adresă.
- Adaugă produsele sau serviciileDenumire, cantitate, preț unitar și cota de TVA pentru fiecare linie.
- Verifică TVA-ul și totalurileAsigură-te că ai cota corectă pe fiecare produs și că totalul cu TVA este corect.
- Numerotează și emite facturaFactura trebuie să aibă serie și număr, în ordine, și data emiterii.
- Trimite facturaTrimite-o clientului. Pentru facturile către firme (B2B), aceasta se transmite și în e-Factura, la ANAF.
Cum te ajută AriMate
AriMate emite factura automat din comandă, calculează TVA-ul corect, o numerotează în ordine și o trimite în e-Factura la ANAF — fără pași manuali.
Ce face o factură valabilă
Elementele obligatorii sunt puține, dar lipsa oricăruia face documentul contestabil: serie și număr într-o numerotare continuă, data emiterii, datele complete ale ambelor părți, descrierea exactă a ce se vinde, cantitatea, prețul unitar, cota de TVA și totalurile.
Pentru firme, denumirea și CUI-ul trebuie să fie exact cele din registru. Aici apare cel mai des motivul de respingere la ANAF — o denumire scrisă din memorie, cu o literă în plus.
Când se emite
Termenul legal e până în a 15-a zi a lunii următoare celei în care a avut loc livrarea sau prestarea. În practică, la vânzarea online se emite în ziua expedierii — mai târziu înseamnă doar mai mult de urmărit.
Cota de TVA și mențiunile speciale
Cota se pune pe fiecare linie, nu pe total, pentru că o factură poate conține produse cu cote diferite. Pentru situațiile speciale — taxare inversă, scutire, TVA la încasare — pe factură trebuie să apară mențiunea legală corespunzătoare. Regimul se setează o dată la nivel de firmă și se aplică singur.
Transmiterea la ANAF
Factura trebuie transmisă electronic în 5 zile calendaristice de la emitere. Starea ei — acceptată sau respinsă — trebuie urmărită: o factură respinsă nu e transmisă, iar termenul curge mai departe. Cum funcționează.
Greșelile care costă
- numerotare din două locuri — un program și un carnet — cu numere dublate;
- date de client scrise manual, care nu se potrivesc cu registrul;
- ștergerea unei facturi în loc de stornare;
- emiterea cu dată în urmă, peste o factură deja emisă cu număr mai mare.
Ce urmează după emitere
Factura pleacă la client, ajunge la ANAF, iar la încasare se leagă de plată la reconciliere. La final de lună, intră în dosarul contabilului.