e-Factura este sistemul prin care facturile se transmit electronic către ANAF, într-un format standard, prin Spațiul Privat Virtual (SPV).
Cum circulă o factură
Factura ta este transformată într-un fișier standard (format XML, tip UBL), semnată și trimisă în SPV, la ANAF. Sistemul o validează și, dacă e corectă, o înregistrează; dacă are erori, o respinge cu un mesaj.
De ce e important să fie corectă
O factură cu erori (de exemplu, rotunjiri greșite de TVA sau date incomplete) este respinsă de ANAF. De aceea contează ca factura să fie generată corect din prima, în formatul cerut.
Ce înseamnă pentru magazinul tău
Practic, pe lângă factura pe care o trimiți clientului, ea trebuie să ajungă și la ANAF prin e-Factura. Făcut manual, înseamnă timp și risc de erori. Făcut automat, e invizibil pentru tine.
Cum te ajută AriMate
AriMate generează factura în formatul corect, o validează și o trimite automat în e-Factura la ANAF — inclusiv facturile storno, cu referința corectă la factura inițială.
Ce se schimbă față de factura pe hârtie sau PDF
O factură electronică în sensul legii nu e un PDF trimis pe mail. E un fișier structurat, în format standardizat, transmis prin sistemul național. Statul primește factura în același moment cu clientul tău — de aici vine și efectul principal: evidența nu mai poate fi ajustată ulterior.
Drumul unei facturi, pas cu pas
- emiți factura în programul tău;
- programul o transformă în formatul standardizat cerut;
- o semnează și o încarcă în sistemul național;
- sistemul o validează — structură, CUI-uri, cote de TVA;
- dacă e corectă, primește un identificator și devine document oficial;
- clientul o poate descărca din contul lui.
Termenul de 5 zile
Transmiterea trebuie făcută în 5 zile calendaristice de la emitere. Calendaristice înseamnă că weekendul se numără. Depășirea se sancționează per factură, nu per lună — motiv pentru care transmiterea automată în ziua emiterii e singura variantă sigură la volum.
Ce înseamnă respinsă
O factură respinsă nu e transmisă. Dacă nimeni nu urmărește starea, termenul curge mai departe și tu crezi că e rezolvat. Motivele frecvente:
- CUI inexistent sau scris greșit;
- denumirea firmei care nu se potrivește cu registrul;
- cotă de TVA aplicată greșit sau lipsă;
- câmpuri obligatorii goale — adresă incompletă, unitate de măsură;
- sume care nu se potrivesc între linii și total.
Certificatul digital
Pentru transmitere e nevoie de un certificat digital calificat, înregistrat în SPV. Nu trebuie să fie al tău: contabilul poate conecta firma cu certificatul lui, pe baza unei împuterniciri. Se face o dată.
Merge și invers
Facturile pe care ți le emit furnizorii ajung în același sistem, de unde pot fi preluate automat. Efectul practic e că nu mai cauți prin mailuri la final de lună, iar contabilul are cheltuielile complete — deci deductibile.
Stornarea
Corectarea unei facturi transmise se face prin stornare, care urmează același drum și același termen. O stornare făcută doar local lasă în evidența statului o vânzare care nu mai există.
Ce înseamnă pentru un magazin online
La 100 de comenzi pe zi, transmiterea manuală nu e o opțiune. Fluxul corect e ca factura să se emită automat din comandă și să plece singură, iar tu să vezi doar excepțiile — cele respinse. Detalii pentru magazine online.