Dacă vinzi online din România, e-Factura nu mai e o opțiune. Sistemul e obligatoriu și funcționează prin Spațiul Privat Virtual al ANAF, iar nerespectarea termenelor se amendează. Vestea bună: odată pus la punct, procesul nu-ți mai cere nimic. Vestea proastă: până atunci, e plin de detalii care se învață pe pielea ta.
Cine trebuie să trimită facturi prin e-Factura
Regula de bază: toate facturile emise între firme (B2B) trebuie transmise prin sistemul ANAF. Concret, pentru un magazin online asta înseamnă:
- vinzi către o firmă (clientul îți dă CUI-ul la comandă) → factura pleacă obligatoriu prin e-Factura;
- vinzi către o persoană fizică → nu e obligatorie transmiterea, dar tot trebuie să emiți factura sau bonul;
- vinzi către instituții publice → obligatoriu, indiferent de sumă.
Pentru un seller de marketplace, majoritatea comenzilor sunt către persoane fizice. Dar suficient de multe vin de la firme care își trec CUI-ul ca să deducă cheltuiala — și exact alea trebuie să plece corect.
În cât timp trebuie trimisă
Ai 5 zile calendaristice de la data emiterii facturii. Nu 5 zile lucrătoare — calendaristice. Un weekend prelungit poate mânca jumătate din termen, iar depășirea se sancționează.
De-aia trimiterea manuală, la final de lună, e o strategie proastă: la 100 de facturi pe lună, o parte din ele vor fi deja peste termen când te apuci de ele.
Ce se întâmplă, tehnic, când trimiți o factură
Nu trimiți un PDF. Trimiți un fișier structurat (XML în formatul european UBL), pe care sistemul îl validează. Rezultatul poate fi:
- acceptat — primești un index de încărcare și factura e oficial depusă;
- respins — cu un cod de eroare care îți spune ce e greșit.
Cele mai frecvente motive de respingere, în practică:
- denumirea produsului peste 100 de caractere — clasic la marketplace, unde titlurile sunt kilometrice, cu toate cuvintele-cheie în ele;
- CUI greșit sau firmă radiată — clientul îți dă un cod vechi;
- cotă de TVA lipsă la operațiuni cu taxare inversă;
- rotunjiri care nu se potrivesc — totalul liniilor diferă de totalul facturii cu un ban.
Fiecare din astea se repară în câteva secunde dacă știi ce înseamnă codul de eroare — și te ține o zi în loc dacă nu.
Retururile: stornarea pleacă și ea
Dacă o factură a plecat la ANAF și produsul se returnează, nu poți pur și simplu să ștergi factura. Emiți un storno — o factură cu valori negative, care o anulează pe prima — iar stornarea trebuie transmisă și ea prin sistem, în același termen de 5 zile.
Greșeala frecventă: sellerul stornează în programul lui, dar uită să trimită stornarea la ANAF. Rezultatul: în evidența statului rămâne o vânzare care nu s-a întâmplat, cu TVA colectat aferent.
Facturile primite: SPV-ul e cu două sensuri
Sistemul nu e doar pentru ce trimiți. Furnizorii tăi îți trimit și ei facturile acolo — iar tu ești obligat să le descarci și să le înregistrezi. Practic, SPV-ul devine cutia poștală oficială a firmei tale.
Pentru un seller asta e de fapt o veste bună: facturile de comision de la marketplace-uri, facturile de la curieri și de la furnizori ajung într-un singur loc, de unde pot fi luate automat. Nu mai umbli după ele prin e-mailuri.
Amenzile
Netransmiterea în termen se sancționează cu amendă, iar cuantumul depinde de mărimea firmei. Dincolo de sumă, problema reală e alta: o factură netransmisă înseamnă că, pentru stat, vânzarea ta nu există în forma corectă — ceea ce deschide discuții mult mai neplăcute la un control.
Cum arată când merge bine
Fluxul sănătos, la un magazin cu volum, arată așa: comanda intră din marketplace sau din magazinul propriu, factura se emite automat cu datele clientului, XML-ul se generează și pleacă la ANAF în aceeași zi, starea se urmărește singură, iar dacă e respinsă primești motivul în limba română, nu un cod. La retur, stornarea se face și pleacă la fel de automat.
Diferența dintre asta și lucrul manual nu e doar timpul — e faptul că nu mai depinde de memoria ta într-o zi aglomerată.