UBL (Universal Business Language) este standardul XML în care se emite factura electronică. În România, e-Factura folosește acest format (cu specificul local).
De ce contează
O factură electronică validă nu e un PDF, ci un fișier XML structurat în format UBL, pe care îl citește ANAF. Dacă structura e greșită, factura e respinsă.
Cum se leagă de AriMate
AriMate generează factura direct în format UBL corect și o validează înainte de trimitere, ca să eviți respingerile. Vezi e-Factura ANAF și stornarea corectă.
De ce un format și nu un PDF
Un PDF e o imagine a facturii: îl citește omul, nu programul. Un fișier structurat conține fiecare informație într-un câmp propriu — CUI, cotă de TVA, cantitate — astfel încât să poată fi verificat automat. De aici vine și validarea la transmitere: sistemul poate spune exact ce câmp lipsește sau nu se potrivește.
Ce se validează
- structura fișierului;
- existența și corectitudinea CUI-urilor;
- potrivirea denumirilor cu registrul;
- coerența sumelor între linii și total;
- cotele de TVA și mențiunile obligatorii.
O factură care nu trece validarea e respinsă și, până la corectare, nu e considerată transmisă.
Ce nu trebuie să știi
Nimic din toate astea, dacă programul le face. Nu se lucrează cu fișierul direct — el se generează din factura pe care o emiți normal. Termenul apare doar când ceva e respins și trebuie înțeles motivul.
Legat de
Cum funcționează e-Factura și Spațiul Privat Virtual, prin care circulă fișierele.
Ce se întâmplă cu fișierul după transmitere
Sistemul îl validează, îi atașează un identificator și îl păstrează. Din acel moment, factura oficială e cea din sistem, nu PDF-ul de la tine. Dacă apare o diferență între ele, versiunea din sistem e cea care contează.
Ce se descarcă
Din sistem se poate lua un pachet care conține fișierul structurat, semnătura și, de regulă, o formă vizualizabilă. Merită păstrat, pentru că e dovada transmiterii — nu doar copia facturii.
Erorile care apar cel mai des
- unitate de măsură lipsă sau necunoscută;
- adresă incompletă a uneia dintre părți;
- sume care nu se potrivesc între linii și total, din cauza rotunjirii;
- cotă de TVA fără mențiunea legală corespunzătoare, la regimuri speciale;
- denumire de client care nu se potrivește cu registrul.
Rotunjirea e cea mai enervantă: diferențe de un ban între suma liniilor și total blochează validarea, deși factura pare corectă pe hârtie.