Ce e, de fapt, e-Factura
RO e-Factura e sistemul prin care statul primește facturile în format electronic standardizat (UBL), direct la ANAF. Nu mai e „opțional pentru cei mari" — raportarea electronică a devenit regula pentru facturile emise de firme, iar termenele de transmitere sunt strânse. Detaliile exacte pentru cazul tău (TVA, tip de clienți) le confirmi cu contabilul — dar direcția e una singură: totul trece prin e-Factura.
Ce are de făcut o firmă nou-înființată
1. Acces la SPV (Spațiul Privat Virtual al ANAF) — se face cu certificat digital. Vestea bună: nu trebuie să-l cumperi tu. Contabilul tău se poate conecta cu certificatul lui, pe baza unei împuterniciri. 2. Un program care vorbește cu ANAF — facturile trebuie transmise în formatul cerut, nu ca PDF pe mail.
Cum arată în practică, cu AriMate
Conectezi o singură dată firma la ANAF (tu sau contabilul invitat în portal), apoi uiți de subiect: emiți factura, iar platforma o transformă în formatul legal și o transmite singură. Vezi statusul pe fiecare factură — trimisă, acceptată — fără drumuri prin SPV. Cum funcționează pas cu pas: pagina completă e-Factura ANAF.
Greșelile clasice ale firmelor noi
- „Trimit eu manual din SPV" — merge la 2 facturi pe lună; la 20 devine o corvoadă cu erori.
- Amânarea conectării — prima factură urgentă vine mereu înaintea conectării la ANAF.
- PDF pe mail = factură transmisă — nu; factura „oficială" e cea din sistemul ANAF.
Toate trei dispar dacă rezolvi subiectul în săptămâna 1, cât e liniște. Un cont durează 5 minute: programul de facturare pentru firme noi e gratuit 30 de zile.
Ce ai de făcut, în ordine
- Acces în SPV — cu certificat digital propriu sau prin împuternicire dată contabilului;
- Seriile de documente, stabilite înainte de prima factură;
- Conectarea programului la sistemul de transmitere;
- Prima factură, emisă și transmisă;
- Verificarea stării — acceptată sau respinsă.
Nu trebuie să cumperi certificat
Contabilul poate conecta firma cu certificatul lui, pe baza unei împuterniciri depuse în SPV. Se face o dată. E soluția normală pentru o firmă nouă, care oricum are contabil.
Termenul
5 zile calendaristice de la emitere. Calendaristice înseamnă că weekendul se numără. Sancțiunea se aplică pe factură, nu pe lună — motiv pentru care transmiterea automată în ziua emiterii e singura variantă care nu depinde de memorie.
Ce înseamnă respinsă
O factură respinsă nu e transmisă, iar termenul curge mai departe. La o firmă nouă, cauzele frecvente sunt datele de client scrise manual și cota de TVA aplicată greșit. Ambele dispar dacă datele se completează automat după CUI.
Merge și invers
Facturile de la furnizori ajung tot acolo și se pot prelua automat. Pentru o firmă nouă asta înseamnă că nicio cheltuială deductibilă nu se pierde prin mailuri.