Avizul de însoțire a mărfii este documentul care însoțește marfa în timpul transportului în situațiile în care factura se emite ulterior livrării.
Când îl folosești
De exemplu, când livrezi marfa acum și facturezi mai târziu, sau pentru transferuri între gestiuni. Avizul atestă mișcarea mărfii.
Cum se leagă de AriMate
AriMate emite avize alături de facturi și proforme, din aceeași platformă. Vezi de ce AriMate.
Ce conține un aviz
- serie și număr, într-o numerotare proprie, continuă;
- datele expeditorului și ale destinatarului;
- produsele, cu cantități și unități de măsură;
- data și ora expedierii;
- mijlocul de transport și delegatul, dacă e cazul;
- mențiunea că urmează facturarea.
Prețurile pot lipsi de pe aviz, dar cantitățile nu.
Când se folosește
Când marfa pleacă înaintea facturii: livrări către un client care recepționează întâi, transfer între punctele tale de lucru, marfă trimisă spre prelucrare sau produse date în custodie.
Legătura cu factura
Factura se emite ulterior, pe baza avizului, și trebuie să facă referire la el. Punctul în care se greșește cel mai des: stocul trebuie să scadă o singură dată — la ieșirea pe aviz. Dacă scade și la aviz, și la factură, gestiunea rămâne în minus fără explicație.
De ce contează la un control
Marfa aflată în transport fără document care să o însoțească e o problemă. Avizul e dovada că transportul are un motiv comercial și că marfa are un proprietar. Se păstrează la fel ca facturile.
Modelul
Un aviz corect completat poate fi luat de aici: model de aviz. La recepție, documentul pereche e NIR-ul.
Aviz sau factură: cum alegi
Dacă poți factura în momentul livrării, fă-o — e mai simplu și evită un document în plus. Avizul are sens doar când există un motiv real de decalaj: clientul recepționează întâi și confirmă cantitățile, marfa merge între punctele tale de lucru, sau condițiile comerciale prevăd facturare la final de lună pentru toate livrările.
Facturarea la final de lună
La clienții cu livrări dese, practica obișnuită e avizarea fiecărei livrări și o singură factură lunară, care le cuprinde pe toate. Factura trebuie să facă referire la avizele incluse, iar totalurile trebuie să corespundă. E important să nu rămână avize nefacturate: sunt marfă ieșită din gestiune pentru care nu ai emis document de vânzare.
Ce verifici lunar
- avize emise și nefacturate, cu vechime;
- avize la care cantitatea livrată diferă de cea facturată;
- avize de transfer intern închise corect la destinație.
Verificarea asta durează câteva minute și prinde exact genul de diferență care, la inventar, apare ca marfă lipsă fără explicație.