Pentru B2B și plăți în avans, proforma e pasul firesc. AriMate leagă proforma de factură, ca să nu refaci totul de două ori.
Fluxul
- Emiți proforma și o trimiți clientului.
- La plată, proforma devine factură.
- Factura pleacă la ANAF automat, prin e-Factura.
Vezi de ce AriMate îți ține tot businessul într-un singur loc.
Ce e și ce nu e o proformă
Proforma e un document comercial prin care anunți clientul cât are de plată. Nu e factură: nu se înregistrează în contabilitate, nu generează TVA de plată și nu se transmite la ANAF. De asta poate fi modificată sau anulată fără storno.
Confuzia costă atunci când cineva trimite proforma și crede că a facturat. Obligația apare abia la emiterea facturii.
Când o folosești
- Plată în avans — clientul plătește înainte de livrare;
- Clienți firmă cu procedură internă — au nevoie de document pentru aprobare înainte de a plăti;
- Instituții publice, unde plata urmează un circuit propriu;
- Oferte cu valabilitate limitată.
Momentul emiterii facturii
La încasarea unui avans apare obligația de facturare a avansului, iar la livrare se emite factura finală, cu scăderea avansului deja facturat. Regula exactă depinde de regimul de TVA al firmei — se stabilește o dată cu contabilul și apoi se aplică singură.
Ce urmărești
Proformele emise și neîncasate sunt bani promiși care nu au venit. Merită o listă separată, cu vechime: o proformă de acum trei săptămâni, neplătită, nu mai e o vânzare — e o discuție care trebuie reluată.
Trecerea în factură
Din proformă se generează factura fără retastare, cu aceleași produse și cantități. Factura primește numărul următor din seria ta și pleacă automat la ANAF.
Proforma nu e factură
Nu se înregistrează în contabilitate, nu generează TVA de plată și nu se transmite la ANAF. De aceea poate fi modificată sau anulată fără stornare. Confuzia costă atunci când cineva o trimite și crede că a facturat — obligația apare abia la emiterea facturii.
Când o folosești
- plată în avans, înainte de livrare;
- clienți firmă cu procedură internă de aprobare;
- instituții publice, cu circuit propriu de plată;
- oferte cu valabilitate limitată.
Ce urmărești
Proformele emise și neîncasate sunt bani promiși care nu au venit. Merită o listă separată, cu vechime: una de acum trei săptămâni, neplătită, nu mai e o vânzare — e o discuție care trebuie reluată.
Avansul și factura finală
La încasarea unui avans apare obligația de facturare a avansului, iar la livrare se emite factura finală, cu scăderea celui deja facturat. Regula exactă depinde de regimul de TVA al firmei și se stabilește o dată cu contabilul.