Un OMS (Order Management System) este sistemul care centralizează și procesează comenzile — de la plasare până la livrare — indiferent de canalul din care vin.
Ce face un OMS
- Adună comenzile din marketplace și magazine online într-un singur ecran;
- Le procesează (facturare, AWB, expediere) fără reintroducere;
- Ține starea fiecărei comenzi.
Cum se leagă de AriMate
AriMate include un OMS care leagă comenzile de marketplace, de AWB și de stoc. Vezi și cum centralizezi canalele.
Ce rezolvă, în ordinea importanței
- Adunarea comenzilor din toate canalele într-o singură listă;
- Rezervarea mărfii în momentul comenzii, nu la expediere — asta previne vânzarea aceleiași bucăți de două ori;
- Starea comenzii, urmărită într-un singur loc: nouă, în pregătire, expediată, livrată, returnată;
- Trimiterea informației înapoi pe canal — număr AWB, confirmare de expediere.
Unde se oprește un sistem de comenzi
Un sistem care doar adună comenzile lasă pe dinafară factura, transmiterea la ANAF, depozitul, returul cu storno și deconturile. Ce urmează după comandă e, de obicei, partea mai grea.
Legătura cu depozitul
Comanda trebuie să producă o listă de pregătire, iar lista să scadă stocul cu document. Când cele două sisteme sunt separate, apare decalajul clasic: comanda e marcată expediată, dar stocul scade abia seara, sau deloc. Vezi gestiunea de depozit.
Ce se întâmplă când un canal cade
Comenzile care n-au putut fi preluate trebuie reținute și reluate automat, nu pierdute. Iar starea trebuie să fie vizibilă — altfel afli că lipsesc comenzi de la un client nemulțumit. Monitorul de canale face exact asta.
Stările prin care trece o comandă
- nouă — intrată, marfa rezervată;
- în pregătire — apare pe lista de picking;
- ambalată — verificată și închisă;
- expediată — cu AWB, comunicat înapoi pe canal;
- livrată;
- returnată sau anulată, cu efectele lor în stoc și în documente.
Fiecare trecere trebuie să fie automată acolo unde se poate. Stările actualizate manual rămân în urmă exact în zilele aglomerate, când ai nevoie de ele.
Comenzile problematice
Un sistem util nu îți arată toate comenzile, ci pe cele care au nevoie de tine: cele fără stoc, cele cu adresă incompletă, cele neexpediate în termen și cele cu retur deschis. Restul curg singure.
Ce urmează după comandă
Factura, transmiterea la ANAF, mișcarea de stoc, AWB-ul și decontul. Sunt părțile pe care un sistem strict de comenzi le lasă altcuiva — și de obicei acolo apar problemele.