În practică, trei criterii elimină majoritatea variantelor din start: cum gestionează programul e-Factura (nu doar „trimite la ANAF”, ci și primește, validează și păstrează XML-ul original), dacă îți ține stocul în aceeași bază de date cu facturile, și cât de ușor iese informația spre contabil la final de lună. Restul — preț, design, număr de utilizatori — se discută după ce ai trecut de aceste trei.
Mai jos ai cele 9 criterii în ordinea în care contează, greșelile care te costă bani sau nervi, un tabel cu întrebările exacte pe care le pui la demonstrație și un plan de testare în 7 pași. Cifrele fiscale din articol sunt luate din actele normative publicate pe portalul legislativ, cu legături la fiecare.
Pe scurt
- Pornește de la fluxul tău real: de unde vin comenzile, ce documente emiți, cine le folosește după tine.
- e-Factura nu e opțională: termenul de transmitere în sistemul RO e-Factura este de 5 zile lucrătoare de la data emiterii facturii, iar sancțiunile merg de la amendă procentuală din valoarea facturii până la amenzi de 1.000–10.000 lei.
- Dacă vinzi produse fizice, un program fără stoc te obligă la dublă introducere a datelor. Asta e sursa principală de erori.
- Costul real se calculează pe 12 luni: abonament + utilizatori + module + implementare + migrare, nu prețul afișat pe prima pagină.
- Testează cu luna ta cea mai urâtă (retururi, storno, avize, facturi de furnizori), nu cu o factură curată de probă.
- Întreabă-ți contabilul înainte de a semna, nu după. Dosarul lunar se face din datele tale.
Ce program de facturare recomandați: răspunsul scurt, pe tipuri de afacere
Întrebarea corectă nu e „care e cel mai bun program”, ci „ce trebuie să facă programul meu ca să nu mai lucrez de două ori”. Patru situații acoperă majoritatea cazurilor:
- PFA sau firmă de servicii, până la câteva zeci de facturi pe lună. Ai nevoie de facturare simplă, proforme, încasări și transmitere în e-Factura. Stocul nu-ți trebuie. Criteriul decisiv e cât de repede emiți și cât de clar vezi ce ai de încasat.
- Firmă nouă, cu activitate mixtă. Ai nevoie de ceva care crește cu tine: serii de documente, parteneri, și posibilitatea de a adăuga stoc mai târziu fără să migrezi iar.
- Magazin online și vânzări pe marketplace. Aici facturarea e doar ultimul pas. Comenzile vin din mai multe canale, stocul e comun, iar retururile generează storno. Un program care nu știe să preia comenzile automat te lasă cu copy-paste.
- Firmă cu depozit și volume mari. Contează legătura dintre recepție (NIR), stoc, picking, AWB și factură. Facturarea izolată de restul fluxului devine blocaj în zilele de vârf.
Dacă te regăsești în ultimele două, lista de criterii se schimbă radical: nu mai cauți „program de facturare”, ci un sistem în care factura e consecința unei comenzi, nu un document scris de mână.
Cele 9 criterii, în ordinea în care contează
1. Conformitatea reală cu e-Factura
Toate programele serioase spun „integrat cu e-Factura”. Diferența e în detalii. Întrebi concret: trimite și primește facturi din spațiul privat virtual? Îți arată mesajele de eroare ale sistemului în limbaj pe care îl înțelegi, sau doar un semn roșu? Păstrează fișierul XML cu sigiliul electronic, pentru că acela este exemplarul original al facturii electronice, conform Ordonanței de urgență nr. 120/2021? Poate retrimite o factură respinsă fără să strice numerotarea?
Un detaliu pe care puțini îl verifică: facturile emise către persoane fizice. Ordonanța prevede, începând cu 1 ianuarie 2025, obligația de a transmite în sistemul RO e-Factura și facturile din relația cu persoane fizice, cu excepțiile prevăzute de lege. Dacă ai magazin online, asta e volumul tău principal. Detaliem mecanismul în ghidul despre cum funcționează e-Factura.
2. Documentele de care ai nevoie, nu doar factura
Fă-ți lista înainte de demonstrație: factură, factură storno, proformă, aviz de însoțire, chitanță, NIR, borderou de predare, proces-verbal de inventar, dovada livrării. Dacă programul nu le are, le vei face în altă parte — adică în Excel sau Word, cu numerotare separată și risc de inconsistență. Un program care acoperă 90% din documentele tale e mai bun decât unul cu 200 de funcții care nu știe să facă avizul.
3. Stocul în aceeași bază de date
Aici se rupe cel mai des fluxul. Dacă facturezi într-un loc și ții stocul în altul, vei avea două realități care nu se potrivesc niciodată. Întrebările de pus: scade stocul la emiterea facturii sau la livrare? Suportă metoda de descărcare pe care o folosești în contabilitate? Ce se întâmplă la retur — se întoarce marfa pe stoc automat? Gestionează mai multe gestiuni și transferuri între ele? Pentru detalii pe acest criteriu, vezi pagina despre program de facturare cu stoc.
4. Canalele de vânzare
Dacă vinzi pe marketplace, criteriul nu e „are integrare”, ci „ce face integrarea”. Verifici: preia comenzile cu toate datele de facturare, sincronizează stocul în ambele sensuri, emite factura automat pe baza comenzii, știe să trateze retururile și comisioanele. Un conector care doar descarcă comenzile, dar nu actualizează stocul, îți mută problema, nu o rezolvă. Pagina despre vânzările pe marketplace acoperă ce înseamnă o sincronizare completă.
5. Cum lucrează cu contabilul tău
Programul tău de facturare produce materia primă pentru contabilitate. Dacă exportul e greu, contabilul reintroduce datele și tu plătești ora de muncă. Întrebi: ce formate de export are? Poate contabilul intra direct, cu drepturi limitate, fără să-i dai parola ta? Se poate descărca dosarul lunar complet, cu facturi emise, facturi primite, încasări și plăți? Raportarea SAF-T, reglementată prin Ordinul președintelui ANAF nr. 1783/2021, se face din aceleași date — iar calitatea lor se vede exact acolo. Vezi cum arată un portal pentru contabilă ca să ai un reper.
6. TVA și schimbările de regim
Un program bun absoarbe schimbările fiscale fără să te pună pe tine să umbli în setări obscure. Două exemple recente, ambele din acte normative publicate:
- Cotele de TVA. Prin Legea nr. 141/2025, de la 1 august 2025 cota standard este 21%, iar cota redusă este 11%. Dacă ai sute de produse, întrebarea practică e: se poate schimba cota în masă, pe categorii, sau trebuie editat produs cu produs?
- Plafonul de scutire. Prin Ordonanța nr. 22/2025, de la 1 septembrie 2025 plafonul de scutire de la art. 310 din Codul fiscal este de 395.000 lei. Ordonanța prevede că înregistrarea în scopuri de TVA se solicită cel târziu la data depășirii plafonului, iar regimul normal de taxare se aplică începând cu tranzacția care duce la depășire. Deci programul trebuie să-ți arate unde ești față de plafon înainte să-l depășești, și să poată emite cu TVA din factura respectivă.
7. Costul total pe 12 luni
Prețul de pe prima pagină e rar prețul tău. Construiește-ți un calcul pe un an cu: abonamentul de bază, costul per utilizator suplimentar, limitele de documente pe lună și ce se întâmplă când le depășești, modulele plătite separat (stoc, integrări, conectori), implementarea, migrarea datelor, instruirea și suportul prioritar. Apoi compară aceeași configurație la toate variantele. Diferențele mari apar de obicei la utilizatori și la integrări.
8. Migrarea și, mai important, ieșirea
Întreabă din prima discuție cum intri și cum ieși. La intrare: se pot importa clienți, furnizori, produse cu coduri, stocuri inițiale și istoricul facturilor? Se păstrează seriile și continuitatea numerotării? La ieșire: poți exporta tot, în format citibil, fără să plătești extra? Un furnizor care nu răspunde clar la a doua întrebare îți spune ceva despre următorii trei ani. Pașii concreți sunt descriși în ghidul despre cum migrezi de la programul de facturare actual.
9. Oamenii din spate
Când ANAF respinge o factură într-o vineri seara, nu te ajută numărul de funcții. Verifici: în cât timp primești răspuns, pe ce canal, în ce limbă, există documentație scrisă și materiale de instruire, cine face configurarea inițială. Cere un exemplu de răspuns la o problemă reală, nu doar numărul de telefon.
Tabelul de verificare: ce întrebi la demonstrație
| Criteriu | Întrebarea exactă | Semnal de alarmă |
|---|---|---|
| e-Factura | Îmi arătați cum retrimiteți o factură respinsă de sistem? | „Nu se întâmplă niciodată să fie respinsă.” |
| Facturi primite | Pot descărca facturile furnizorilor din spațiul privat virtual direct în program? | Doar trimitere, fără primire. |
| Documente | Îmi faceți acum un aviz și un storno pe aceeași comandă? | „Se poate printa din raport.” |
| Stoc | Ce se întâmplă cu stocul la retur și la anulare de comandă? | Corecție manuală. |
| Canale de vânzare | Sincronizarea stocului e în ambele sensuri și la ce interval? | Export manual de fișier. |
| Contabilitate | Ce vede contabilul meu și ce poate descărca singur? | Trebuie să-i trimiți tu fișiere pe e-mail. |
| TVA | Cum schimb cota pe 500 de produse? | Unul câte unul. |
| Cost | Care e factura mea totală peste 12 luni, cu 3 utilizatori și integrările de care am nevoie? | Răspuns evaziv sau „depinde”. |
| Migrare | Cine face importul și în cât timp? Ce se pierde? | „Vă descurcați din import de Excel.” |
| Ieșire | Cum îmi scot toate datele dacă plec? | Nu există export complet. |
Ce trebuie să poată face programul, pentru că așa cere legea
Orice program pe care îl iei în calcul trebuie să acopere obligațiile de facturare electronică. Sunt cele care generează amenzi, deci nu sunt negociabile.
Termenul de transmitere. Potrivit Ordonanței de urgență nr. 120/2021, termenul-limită pentru transmiterea facturilor în sistemul național RO e-Factura este de 5 zile lucrătoare de la data emiterii facturii, fără a depăși 5 zile lucrătoare de la data-limită de emitere prevăzută la art. 319 alin. (16) din Codul fiscal. Întrebarea practică pentru furnizorul de software: programul îți arată ce facturi sunt emise, dar netransmise, și câte zile mai ai?
Sancțiunile. Ordonanța prevede, la art. 13^2, contravenții distincte: pentru netransmiterea prin sistem, respectiv pentru primirea și înregistrarea unor facturi care nu au trecut prin sistem, amendă egală cu 15% din valoarea totală a facturii; pentru nerespectarea termenului de transmitere, amenzi diferențiate pe categorii de contribuabili.
| Categoria de contribuabil | Amenda pentru nerespectarea termenului de transmitere |
|---|---|
| Mari contribuabili | 5.000 – 10.000 lei |
| Contribuabili mijlocii | 2.500 – 5.000 lei |
| Alți contribuabili și persoane fizice | 1.000 – 2.500 lei |
Originalul facturii. Fișierul XML însoțit de sigiliul electronic este exemplarul original al facturii electronice. Consecința e simplă: programul trebuie să-ți păstreze acel fișier și să ți-l dea la cerere, nu doar un PDF frumos generat local.
Facturile către persoane fizice. Obligația de transmitere în sistem se aplică și în relația cu persoanele fizice, din 1 ianuarie 2025, cu excepțiile prevăzute de ordonanță. Pentru comerțul online, aici e volumul mare — verifică dacă transmiterea se face automat, în lot, sau factură cu factură.
Greșelile care te costă
- Alegi după prețul afișat. Prețul de intrare e un argument de marketing. Compară configurația ta reală, pe 12 luni, la toți candidații.
- Testezi cu o factură curată. O factură simplă funcționează oriunde. Testează luna ta cea mai complicată: un retur parțial, un storno, o factură cu două cote de TVA, un aviz urmat de factură, o factură de furnizor.
- Confunzi „trimite la ANAF” cu „gestionează e-Factura”. Multe configurații ajung la trei abonamente: facturare, un instrument de transmitere și încă unul pentru facturile primite. Numără abonamentele înainte, nu după.
- Lași stocul separat. Dacă stocul trăiește în altă aplicație, vei plăti diferența în marfă vândută și inexistentă, și în inventare care nu se închid.
- Nu-ți întrebi contabilul. Cinci minute de discuție înainte de decizie te scutesc de un an de fișiere trimise pe e-mail. Întreabă-l ce format îi trebuie și ce îl încetinește acum.
- Ignori numerotarea la migrare. Serii duplicate sau întreruperi de numerotare se rezolvă greu și se văd la control. Stabilește seriile înainte de prima factură emisă în programul nou.
- Migrezi în sezon de vârf. Perioadele de vânzări mari sau închiderea de an sunt cele mai prost alese momente. Alege o lună liniștită și rulează în paralel două săptămâni.
- Cumperi funcții pe care nu le vei folosi. O listă lungă nu compensează lipsa documentului de care ai nevoie zilnic. Mergi pe acoperirea fluxului, nu pe bifele din broșură.
Plan de testare în 7 pași
- Scrie fluxul pe o pagină. De unde vin comenzile, ce documente emiți, cine le atinge după tine, unde pierzi timp acum. Fără asta, orice demonstrație îți va părea bună.
- Fă lista documentelor obligatorii pentru tine. Marchează cu „zilnic”, „lunar”, „rar”. Doar ce e zilnic și lunar contează la decizie.
- Selectează 3 variante, nu 8. Peste trei, comparația devine neconcludentă și amâni decizia.
- Cere demonstrație cu datele tale. Trimite 10 produse reale, 3 clienți reali, o comandă cu retur. Cine refuză să lucreze cu date reale îți arată limitele produsului.
- Testează e-Factura pe un caz urât. O factură respinsă, una storno, una către persoană fizică. Urmărește ce vezi tu în interfață când sistemul răspunde cu eroare.
- Calculează costul pe 12 luni pentru fiecare variantă, în aceeași configurație, cu toate modulele și utilizatorii.
- Verifică ieșirea. Cere, în scris, cum îți exporți datele dacă renunți. Apoi decide.
Dacă vrei un reper pentru pasul 2, pagina de funcționalități AriMate grupează capabilitățile pe module — marketplace, comenzi, depozit și livrări, facturare și e-Factura, furnizori și cheltuieli, stoc și gestiune, contabilitate și portal contabilă — și poate funcționa ca listă de verificare, indiferent pe ce soluție te oprești.
Cum se schimbă răspunsul în funcție de cine ești
Dacă ești PFA sau firmă de servicii
Prioritatea e viteza de emitere și conformitatea. Stocul, gestiunile și integrările cu canale de vânzare nu-ți aduc nimic. Urmărește: șabloane de factură, facturi recurente, situația încasărilor, transmiterea în e-Factura și urmărirea plafonului de 395.000 lei, dacă nu ești plătitor de TVA.
Dacă vinzi produse din mai multe canale
Criteriile 3, 4 și 5 devin decisive, iar criteriul 1 se complică din cauza volumului de facturi către persoane fizice. Caută un sistem unde comanda generează factura, stocul e comun pe toate canalele și returul produce storno fără intervenție manuală. Dacă ai nevoie de patru aplicații pentru asta, costul real nu e abonamentul, e timpul de reconciliere.
Dacă ai depozit și echipă
Contează drepturile pe utilizatori (cine poate anula o factură, cine doar pregătește comenzi), trasabilitatea documentelor de la recepție la livrare, și faptul că două persoane pot lucra simultan fără să se blocheze. Întreabă explicit ce se întâmplă în ziua cu cele mai multe comenzi din an.
Dacă ești contabil sau ai cabinet
Te interesează uniformitatea datelor între clienți, accesul propriu fără schimb de parole, exportul recurent și cât timp pierzi pe corecții. Un client care lucrează într-un sistem ordonat îți scurtează închiderea lunii; zece clienți în zece sisteme diferite fac contrariul.
Ce faci acum
Ia o foaie și scrie fluxul tău în cinci rânduri: de unde vine comanda, ce document emiți, cine îl mai folosește, ce faci manual azi, ce te costă asta într-o lună. Apoi treci criteriile din tabel prin filtrul acelei foi și elimină tot ce nu te atinge. Rămân, de obicei, trei-patru criterii care decid alegerea — și de cele mai multe ori nu e prețul.
Pasul următor e o demonstrație cu datele tale, pe cazul tău cel mai complicat. Dacă vinzi produse și lucrezi cu mai multe canale, pornește de la ce înseamnă facturarea legată de stoc și verifică apoi cum arată fluxul complet în lista de funcționalități. Decizia bună e cea care îți scoate o operațiune manuală din zi, nu cea care îți adaugă un abonament.